Z czym przychodzą do nas firmy
KSeF jest obowiązkowy od 2026 roku: od 1 lutego dla największych podatników, od 1 kwietnia dla pozostałych firm. Większość programów do fakturowania już go obsługuje. Kłopot zaczyna się tam, gdzie faktury powstają w innym miejscu: w sklepie, we własnym systemie sprzedaży, w aplikacji rozliczającej klientów. Najczęściej słyszymy o takich sytuacjach:
- Ręczne przenoszenie faktur. Sklep albo system sprzedaży wystawia faktury, ale do KSeF trafiają przez eksport, import lub przepisywanie. Przy kilkudziesięciu dokumentach dziennie to etat i źródło pomyłek.
- Brak informacji zwrotnej. Nie wiadomo, czy faktura została przyjęta, jaki dostała numer KSeF ani dlaczego została odrzucona. Klient pyta o fakturę, a nikt nie potrafi szybko odpowiedzieć.
- Faktury zakupowe pobierane ręcznie. Faktury od dostawców są w KSeF, ale ktoś musi je stamtąd ściągnąć i wprowadzić do ERP albo do obiegu akceptacji.
- Integracja zrobiona „na szybko” przed terminem. Działa, ale korzysta z tokenów, nie obsługuje trybu offline ani korekt i nikt w firmie nie wie, jak ją utrzymać.
- Kilka systemów, kilka źródeł prawdy. Sklep, ERP i program księgowy mają różne dane o tej samej fakturze, a uzgadnianie ich zajmuje czas przy każdym zamknięciu miesiąca.
Zakres integracji
Każdy projekt zaczynamy od sprawdzenia, jak wygląda Twój system i skąd biorą się faktury. Dopiero wtedy proponujemy rozwiązanie. Najczęściej obejmuje ono jeden lub kilka z poniższych obszarów.
Integracja sklepu z KSeF
Faktura wystawiana po opłaceniu lub wysłaniu zamówienia jest od razu przesyłana do KSeF, a numer KSeF zapisuje się przy zamówieniu i w panelu klienta. Pracujemy ze sklepami na własnym kodzie, a w przypadku platform takich jak WooCommerce czy Shopify sprawdzamy, na ile pozwalają one na rozszerzenia i dostęp przez API.
Integracja KSeF z ERP, CRM i systemami sprzedaży
Łączymy KSeF z systemami, w których faktury powstają lub są księgowane. Możliwości zależą od samego systemu: jedne mają dobrze opisane API, inne pozwalają tylko na wymianę plików albo wymagają modułu od producenta. To ustalamy na etapie analizy, zanim podamy cenę.
Integracja własnych aplikacji i oprogramowania firmowego
Jeśli faktury wystawia Twoja aplikacja (np. SaaS z subskrypcjami, system rezerwacji, portal klienta), dodajemy do niej moduł komunikacji z KSeF albo podłączamy ją do programu do fakturowania, który z KSeF już współpracuje.
Automatyczna wysyłka i odbiór faktur
Wysyłka faktur sprzedażowych, pobieranie faktur zakupowych według ustalonego harmonogramu i przekazywanie ich dalej: do ERP, do obiegu akceptacji albo do księgowości.
Synchronizacja danych i obsługa statusów
Integracja zapisuje numer KSeF i potwierdzenie przyjęcia (UPO), ponawia wysyłkę po chwilowych błędach, a przy odrzuceniu faktury pokazuje powód i powiadamia wskazaną osobę. Wiesz, co się stało z każdym dokumentem, bez logowania się do KSeF.
Rozbudowa istniejących integracji i dostosowanie do KSeF 2.0
Przejmujemy integracje zbudowane wcześniej: przeglądamy kod, dostosowujemy je do API KSeF 2.0 i struktury FA(3), dodajemy uwierzytelnianie certyfikatem, tryb offline czy obsługę korekt.
Przykładowe zastosowania
| Sytuacja | Co robi integracja |
|---|---|
| Sklep B2B, klienci proszą o fakturę | po opłaceniu zamówienia wystawia fakturę, wysyła ją do KSeF i pokazuje klientowi numer KSeF w historii zamówień |
| Hurtownia z własnym systemem sprzedaży i ERP | przesyła faktury z systemu sprzedaży do KSeF, a status i numer KSeF zapisuje w ERP |
| Aplikacja SaaS z płatnościami cyklicznymi | po każdej udanej płatności przekazuje dane do programu do fakturowania lub bezpośrednio do KSeF |
| Firma usługowa z dużą liczbą faktur kosztowych | codziennie pobiera faktury zakupowe z KSeF i przekazuje je do obiegu akceptacji lub do księgowości |
Bezpośrednio z KSeF czy przez program do fakturowania?
Nie zawsze trzeba łączyć się z KSeF bezpośrednio. Jeśli używasz programu do fakturowania, który już wysyła faktury do KSeF i ma API, często prościej i taniej jest połączyć z nim sklep lub system sprzedaży. Bezpośrednia integracja z API KSeF ma sens, gdy faktury powstają w Twoim systemie, gdy chcesz uniknąć kolejnego pośrednika albo gdy potrzebujesz pełnej kontroli nad statusami i danymi.
| Kryterium | Przez program do fakturowania | Bezpośrednio przez API KSeF 2.0 |
|---|---|---|
| Kto wysyła fakturę do KSeF | program do fakturowania | Twój system |
| Kiedy się sprawdza | masz już program, który działa, i chcesz tylko przestać przepisywać dane | faktury powstają we własnym systemie lub sklepie, jest ich dużo albo potrzebujesz własnej logiki |
| Koszty stałe | abonament programu, czasem limit dokumentów lub wywołań API | utrzymanie integracji i reagowanie na zmiany w API KSeF |
| Zakres prac | zwykle mniejszy | większy: uwierzytelnianie, struktura FA(3), sesje, statusy, tryb offline |
Którą drogę wybrać, mówimy po analizie. Nie mamy umów z producentami programów do fakturowania, więc rekomendujemy to, co pasuje do Twojej sytuacji.
Co obejmuje integracja z API KSeF 2.0
- Uwierzytelnianie. Dostęp do KSeF nadaje Twoja firma, a integracja korzysta tylko z uprawnień, które jej przyznasz. Według obecnych zapowiedzi Ministerstwa Finansów tokeny mają działać do końca 2026 roku, a od 2027 roku podstawą będą certyfikaty KSeF. Nowe integracje budujemy od razu z myślą o certyfikatach.
- Struktura faktury FA(3). Mapujemy dane z Twojego systemu na schemat XML wymagany przez KSeF, łącznie z przypadkami, o których łatwo zapomnieć: korektami, zaliczkami, fakturami w walutach obcych czy odwrotnym obciążeniem.
- Wysyłka i potwierdzenia. Faktury wysyłamy pojedynczo lub paczkami, zależnie od ich liczby, a potwierdzenia przyjęcia i numery KSeF zapisujemy przy dokumentach.
- Tryb offline i awarie. Gdy KSeF jest niedostępny albo faktura powstaje offline, integracja zachowuje dokumenty, oznacza je kodami QR wymaganymi na wizualizacji i dosyła do KSeF w wymaganym terminie.
- Odbiór faktur. Pobieranie faktur zakupowych z KSeF i przekazywanie ich dalej w formacie, którego potrzebuje Twój system.
- Dziennik i powiadomienia. Każda operacja jest zapisywana, a błędy trafiają do osoby, która może na nie zareagować.
Przepisy dotyczące KSeF były kilka razy zmieniane. Aktualne terminy i wymagania warto sprawdzać na stronie Ministerstwa Finansów: ksef.podatki.gov.pl. Kwestie podatkowe, np. które faktury muszą trafić do KSeF w Twojej firmie, ustal z księgowym. My zajmujemy się stroną techniczną.
Jak wygląda współpraca
- Analiza. Rozmawiamy o tym, gdzie powstają faktury, ile ich jest i kto z nimi pracuje. Przeglądamy dokumentację Twojego systemu, jego API lub możliwości rozszerzeń i kilka przykładowych faktur. Jeśli na tym etapie okaże się, że integracji nie da się sensownie zrobić, mówimy to wprost.
- Wycena i zakres na piśmie. Dostajesz opis rozwiązania, listę obsługiwanych przypadków, harmonogram i cenę, zanim zaczniemy programować.
- Wdrożenie. Budujemy integrację etapami i pokazujemy postępy. Dostęp do Twoich systemów ograniczamy do tego, co jest potrzebne.
- Testy. Sprawdzamy integrację na środowisku testowym KSeF udostępnionym przez Ministerstwo Finansów, na Twoich prawdziwych przypadkach: korektach, rabatach, walutach, błędnych danych nabywcy.
- Uruchomienie i wsparcie. Przełączamy integrację na środowisko produkcyjne, obserwujemy pierwsze dni pracy i zostajemy w kontakcie, gdy API KSeF lub Twój system się zmienią.
Ogólny opis naszego sposobu pracy znajdziesz na stronie proces współpracy.
Co zyskujesz
- Mniej ręcznej pracy. Nikt nie przepisuje faktur między systemami ani nie pobiera ich ręcznie z KSeF.
- Jedno źródło danych. Numer KSeF i status faktury są w tym samym miejscu co zamówienie lub klient.
- Błędy widać od razu. Odrzucona faktura nie czeka na zamknięcie miesiąca, tylko trafia do osoby, która może ją poprawić.
- Spokój przy kolejnych zmianach. Integracja jest zbudowana pod KSeF 2.0 i certyfikaty, a nie pod rozwiązania, które przestaną działać.
- Kod na własność. Dostajesz kod źródłowy i dokumentację, więc integrację może rozwijać także Twój zespół.
Najczęstsze pytania
Czy zintegrujecie KSeF z każdym systemem?
Nie z każdym i nie bez warunków. Potrzebujemy dostępu do danych o fakturach: przez API, bazę danych, wymianę plików albo mechanizm rozszerzeń. Zamknięte systemy, w których producent nie przewiduje żadnej z tych dróg, mogą wymagać jego modułu. Dlatego wykonalność potwierdzamy po analizie technicznej, a nie przy pierwszej rozmowie.
Mój program do fakturowania obsługuje KSeF. Czy potrzebuję integracji?
Jeśli wszystkie faktury wystawiasz w tym programie, prawdopodobnie nie. Integracja ma sens, gdy faktury powstają gdzie indziej (w sklepie, systemie sprzedaży, aplikacji) albo gdy faktury zakupowe trzeba automatycznie przenosić do innego systemu.
Mamy integrację z KSeF zrobioną wcześniej. Czy trzeba ją zmieniać?
Jeśli powstała przed KSeF 2.0, najpewniej tak: zmieniło się API, struktura faktury (FA(3)) i sposób uwierzytelniania. Warto też sprawdzić, czy integracja korzysta z tokenów, które według obecnych zapowiedzi mają działać tylko do końca 2026 roku. Przeglądamy taki kod i mówimy, co wymaga zmian.
Co się dzieje, gdy KSeF nie działa?
Integracja nie gubi faktur. Dokumenty są zachowywane i wysyłane ponownie, gdy system wróci, a faktury wystawione w trybie offline są oznaczane wymaganymi kodami QR i dosyłane w terminie przewidzianym w przepisach.
Czy obsługujecie także faktury zakupowe?
Tak. Pobieramy faktury od dostawców z KSeF i przekazujemy je do ERP, programu księgowego albo do obiegu akceptacji, w formacie, którego potrzebuje dany system.
Ile kosztuje i jak długo trwa integracja KSeF?
Zależy od systemu, liczby przypadków do obsłużenia (korekty, zaliczki, waluty) i od tego, czy łączymy się z KSeF bezpośrednio, czy przez program do fakturowania. Po analizie dostajesz wycenę i harmonogram na piśmie.
Czy jesteście partnerem Ministerstwa Finansów?
Nie. KSeF jest systemem Ministerstwa Finansów, a my jesteśmy niezależną firmą programistyczną. Budujemy połączenie między Twoimi systemami a KSeF, korzystając z publicznego API i dokumentacji udostępnionej przez Ministerstwo.
Kto ma dostęp do naszych faktur?
Uprawnienia w KSeF nadaje Twoja firma i może je w każdej chwili odebrać. Integracja działa na Twojej infrastrukturze albo na serwerach, które wskażesz. Dostęp, którego potrzebujemy na czas wdrożenia, ustalamy z Tobą i ograniczamy do niezbędnego minimum.