Ceny aplikacji webowych w skrócie
Orientacyjne kwoty netto. Tak jak przy stronach, różnica w cenie prawie zawsze wynika z zakresu, a nie z „marży wykonawcy”.
| Rodzaj systemu | Przykład | Orientacyjny budżet | Co najczęściej podnosi koszt |
|---|---|---|---|
| Proste narzędzie wewnętrzne | rejestr zleceń zamiast Excela, panel z raportem | od 7 500 zł | liczba ról, import starych danych |
| Portal klienta lub system rezerwacji | klient widzi zamówienia i faktury, rezerwuje termin, płaci online | ok. 15–40 tys. zł | płatności, przypomnienia SMS, integracja z programem księgowym |
| System dla całej firmy | CRM z obsługą zleceń, magazyn, obieg dokumentów | ok. 40–100 tys. zł | wiele działów i uprawnień, integracje z ERP, raporty, automatyzacje |
| Produkt SaaS | aplikacja sprzedawana innym firmom w abonamencie | MVP od 20 tys. zł, dojrzały produkt zwykle 100 tys. zł i więcej | rozliczenia, wiele kont klientów, publiczne API |
Nasze ceny startowe znajdziesz w cenniku, a o produktach w abonamencie piszemy więcej na stronie aplikacje SaaS.
Koszty, o których łatwo zapomnieć
Przy pierwszym szacowaniu wszyscy myślą o ekranach. Te elementy rzadko trafiają do pierwszego opisu projektu, a potrafią stanowić sporą część pracy:
- Przeniesienie danych. Lata zleceń w arkuszach, każdy wypełniany trochę inaczej, z literówkami w nazwach klientów i datami w trzech formatach. Ich uporządkowanie i import to osobne zadanie, często niedoszacowane.
- Uprawnienia. Kto widzi ceny zakupu, kto może usunąć zlecenie, czy handlowiec widzi klientów kolegi. Każda taka reguła to logika, testy i przypadki brzegowe.
- Raporty i eksporty. „Chciałbym mieć zestawienie miesięczne” często oznacza kilka różnych raportów z filtrami i eksportem do Excela.
- Powiadomienia. E-mail o nowym zleceniu, przypomnienie o terminie, SMS do klienta. Każde trzeba zaprojektować, napisać i przetestować.
- Wdrożenie ludzi. Szkolenie, instrukcje, okres, w którym stary i nowy sposób pracy działają równolegle. To koszt czasu Twojego zespołu, nie tylko wykonawcy.
Gotowe narzędzie czy własny system? Policzmy
Porównanie „gotowe narzędzie za 89 zł miesięcznie kontra system za kilkadziesiąt tysięcy” wypada zawsze na korzyść gotowego narzędzia. Tyle że to złe porównanie. Weźmy firmę serwisową, która ma dziś 15 pracowników i planuje rosnąć.
| Gotowe narzędzie | Własny system | |
|---|---|---|
| Start | 0 zł | 35 000 zł (budowa) |
| Rok 1 | 15 osób × 89 zł × 12 = 16 020 zł | 7 200 zł (serwer i opieka, 600 zł/mies.) |
| Rok 2 | 20 osób × 89 zł × 12 = 21 360 zł | 7 200 zł |
| Rok 3 | 25 osób × 89 zł × 12 = 26 700 zł | 7 200 zł |
| Razem po 3 latach | 64 080 zł | 56 600 zł |
Wniosek? W tym przykładzie koszty po trzech latach są zbliżone. Sama licencja rzadko przesądza o decyzji. Przesądza o niej to, ile czasu Twój zespół traci na obchodzenie ograniczeń narzędzia.
Załóżmy, że gotowe narzędzie nie obsługuje Waszego sposobu pracy i każdy z 15 pracowników traci przez to 20 minut dziennie na przepisywanie danych i ręczne zestawienia. To 5 godzin dziennie, czyli ok. 105 godzin miesięcznie. Przy koszcie pracodawcy 60 zł za godzinę wychodzi ok. 6 300 zł miesięcznie, więcej niż cała różnica w licencjach.
To działa też w drugą stronę. Jeśli gotowe narzędzie pokrywa Twój proces w całości, żadnych oszczędności czasu nie będzie, a własny system będzie po prostu droższym zamiennikiem. Wtedy szczerze odradzamy budowę.
Własny system ma zwykle sens, gdy: proces firmy jest nietypowy i to on Was wyróżnia, łączysz kilka narzędzi, między którymi ktoś ręcznie przepisuje dane, zespół szybko rośnie i opłaty za użytkownika rosną razem z nim, albo chcesz udostępnić system klientom czy partnerom.
Jak kupić system i nie przepłacić
- Zacznij od pierwszej wersji (MVP). Jeden proces, który boli najbardziej, zrobiony porządnie. Resztę dokładasz, gdy system już pracuje i wiadomo, czego brakuje.
- Żądaj zakresu na piśmie. Lista funkcji, ekranów i integracji przed startem. Wycena „około 50 tysięcy” bez listy funkcji to zaproszenie do sporów.
- Stała cena czy rozliczenie godzinowe? Stała cena daje przewidywalność przy dobrze opisanym zakresie. Rozliczenie godzinowe jest uczciwsze przy produkcie, który będzie się zmieniał w trakcie. Najlepiej sprawdza się połączenie: stała cena za pierwszą wersję, potem rozwój w miesięcznym budżecie.
- Upewnij się, że kod jest Twój. Dostęp do repozytorium, konta w chmurze na Twoją firmę, dokumentacja. Bez tego zmiana wykonawcy oznacza budowę od zera.
- Zapytaj o okres gwarancyjny i o to, ile kosztuje opieka po wdrożeniu, zanim podpiszesz umowę.
Czerwone flagi w ofertach
- Cena podana po pięciominutowej rozmowie, bez pytań o to, jak dziś pracuje Twój zespół.
- Brak etapów i wcześniejszych pokazów: pierwszą działającą wersję zobaczysz dopiero „na końcu”.
- Opłata licencyjna za każdego użytkownika systemu, który zamawiasz i za który płacisz.
- Konta w chmurze i domena zakładane na wykonawcę.
- „Zrobimy wszystko” bez ani jednej sugestii, co można odłożyć na później.
Jak zapytać o wycenę systemu
- Jaki proces chcesz usprawnić i jak wygląda dziś (Excel, maile, papier, inne narzędzie)?
- Ile osób i z jakich działów będzie z systemu korzystać?
- Czy klienci lub partnerzy też mają mieć dostęp?
- Z jakimi programami system ma się łączyć (księgowość, sklep, kalendarz, ERP)?
- Jakie dane trzeba przenieść i gdzie są dziś?
- Co jest absolutnie konieczne w pierwszej wersji, a co „byłoby fajnie”?
- Jaki masz budżet i termin?
Z takimi odpowiedziami napisz do nas. Zobacz też, jakie aplikacje webowe i systemy budujemy.